CHÍNH SÁCH CHO THUÊ CỔNG THANH TOÁN PAYPAL – PAYSHIELD

  1. Payout (Thanh toán)
  • Chu kỳ payout: T+3 (Nếu rơi vào Thứ Bảy, Chủ Nhật, sẽ dồn sang Thứ Hai).
  • Đơn hàng phát sinh hằng ngày sẽ được payout theo chu kỳ T+3.
  • Đối với Seller có đơn không đều đặn, thời gian payout có thể chậm hơn.
  • 3 lần payout đầu tiên cần có đủ tracking ở trạng thái in transit.
  • Hình thức thanh toán: Chuyển khoản VNĐ.
  1. Số tiền payout
  • Số tiền nhận được = Doanh thu (Rev) – Phí PayPal – Phí thuê – % Hold
  • Phí thuê tính theo số $ về cổng, không hoàn phí những đơn Dispute và Refund.
  1. Chính sách Hold
  • Giá trị trung bình đơn hàng (AOV):
    • Dưới 200$: Hold 10%.
    • Trên 200$: Hold 15%.
  • Khoản hold được giải phóng sau 45 ngày.
  • Nếu dừng nhận đơn mới, khoản hold sẽ được giải phóng theo lịch trình ở mục 15.
  • Khoảng Hold này là Payshield hold để dự phòng xử lý disputes, refund (không phải Paypal hold). Đảm bảo payout số dư còn còn lại sau khi trừ dispute refund
  1. Chính sách Auto Refund
  • Tự động hoàn tiền nếu buyer mở case có gửi thông tin liên quan tới:
    • Keyword, hình ảnh có dính tới các Brand, TM.
    • Tracking không giao đúng địa chỉ, không giao hàng, hoặc không cung cấp được tracking.
  1. Dispute, Cashback:
  • Sang tháng mới, sẽ tổng kết doanh thu của tháng trước. Nếu doanh thu vượt mốc quy định, Seller sẽ được nhận cashback (mỗi nhóm sản phẩm sẽ có mức cashback khác nhau).
  • Nếu tỷ lệ dispute vượt quá 7%, phí thuê của tháng đó sẽ tăng thêm 1% (dù tỷ lệ dispute cao bao nhiêu cũng chỉ tăng 1%).
  1. Khi cổng bị Limit
  • Nếu số tiền trong Paypal chưa kịp rút còn nhiều, Payshield sẽ gửi danh sách các đơn bị dính lại. Seller có thể cân nhắc có tiếp tục fulfill cho khách hay không. Khi PayPal giải phóng số tiền bị giữ, Payshield sẽ rút và tiến hành payout cho Seller cổng với những đơn đó. Payshield không ứng trước để payout cho Seller.
  • Khi bị limit Payshield sẽ ngay lập tức thông báo để seller có phương án xử lý. Các đơn nhận vào sau khi thông báo cổng bị limit có thể bị hold lại.
  • Nếu seller không ship hàng và muốn refund, cần báo lại với phía cổng để có hướng xử lý. Không tự ý refund liên tục nhiều đơn, vì nếu tỷ lệ refund quá cao, tài khoản PayPal có thể bị khóa (die acc).
  • Seller hỗ trợ tài liệu để submit gỡ limit. Cố gắng đẩy nhanh tracking khi bị Paypal hỏi.
  1. Khi cổng bị lỗi từ chối rút tiền
  • Hiện tại, thỉnh thoảng cổng có thể gặp lỗi khi rút tiền. Lỗi này thường có thể xử lý và rút được tiền, nhưng cũng có một số trường hợp bị limit và yêu cầu submit thông tin như invoice, tracking.
  •  Khi xảy ra vấn đề, Payshield sẽ thông báo cho khách ngay lập tức. Tuy nhiên, Payshield không bảo đảm payout cho các đơn chưa rút được tiền.
  • Seller có thể cân nhắc giữa việc fulfill ngay hoặc chờ rút được tiền rồi mới fulfill. Payshield sẽ làm việc với PayPal để hỗ trợ xử lý rút tiền.
  • Thông thường, sau khi báo PayPal hỗ trợ, tài khoản sẽ hoạt động bình thường lại trong vòng 24 giờ (trừ Thứ Bảy, Chủ Nhật).
  • Khi nào rút được tiền, Payshield sẽ tiến hành payout cho khách.

 

  1. Chuyển đổi cổng mới
  • Khi cổng gặp vấn đề, Payshield sẽ thông báo tình trạng cụ thể. Nếu có cổng mới, Seller sẽ được chuyển sang cổng mới.
  • Lưu ý: Nếu Seller thuê nhiều tài khoản PayPal, việc xử lý báo cáo (report) sẽ được tính riêng cho từng tài khoản.
  • Số dư đang bị hold ở account cũ sẽ không được chuyển sang account mới. Khi nào account cũ rút được tiền, Payshield sẽ payout phần tiền đó.
  1. Trường hợp bị kiện
  • Tiền ở Paypal sẽ đc rút thường xuyên. Khi bị kiện sẽ bị dính $ chưa kịp rút. Nếu số $ nhiều Seller muốn nhờ luật sư thương lượng với bên kiện thì Payshield sẽ thuê luật sư xử lý. Phí thuê luật sư và phí đền bù cho bên kiện Seller chịu khoản này.
  • Trường hợp seller bỏ acc không mời luật sư xử lý thì tòa sẽ xử thua và chuyển tiền theo số mà bên kiện đề nghị. Thường thì số tiền bên kiện đưa ra rất lớn. Sẽ trừ hết toàn bộ số tiền ở balance chưa kịp rút. Do đó, số tiền Paypal chưa rút sẽ không được nhả cho Seller.
  1. Chính sách hold tiền
  • Khoản hold của Payshield:
    • Giải ngân theo lịch trình đã thống nhất với seller.
    • Khi bị kiện hoặc bị limit khoản hold sẽ được giải ngân bình thường (sau khi trừ đi các đơn refund và dispute phát sinh lúc acc bị kiện/limit)
  • Khoản hold của PayPal: Nhả khi tài khoản hết limit. Payshield rút được tiền về bank mới payout. Nếu có kiện tụng, tiền sẽ chỉ được giải ngân sau khi thương lượng xong.
  1. Chính sách với tài khoản PayPal bị Paypal hold
  • Nếu tài khoản PayPal bị hold cứng hoặc hold theo % giao dịch, PayShield không đảm bảo khoản tiền do Paypal hold đó.
  • Đối với hàng TM, Fake có rủi ro kiện tụng cao, số dư chưa rút có thể bị giữ lại.
  1. Các trường hợp không nhận
  • Không nhận non-ship, đâm CC.
  • Không nhận domain đã từng bị kiện (phạt 5.000 USD/domain nếu phát hiện).
  • Store SEO, free traffic phải sạch 100%.
  • Nếu store mới không phát sinh đơn trong 7 ngày liên tục, cổng sẽ bị ngắt.
  1. Yêu cầu đối với Store Seller
  • Cần có đội ngũ chăm sóc khách hàng để xử lý yêu cầu từ buyer.
  • Bắt buộc thêm tất cả tracking vào order thông qua 1 trong 2 plugin dưới đây:
    • WooCommerce Orders Tracking
    • Advanced Shipment Tracking for WooCommerce.
  •   Điều này giúp buyer theo dõi thông tin vận chuyển kịp thời và tracking được tự động đồng bộ lên PayPal, giảm nguy cơ bị limit do yêu cầu submit tracking hoặc invoice.
  1. Dừng hợp tác hoặc hết account PayPal cho thuê
  • Bên thuê phải báo trước khi dừng thuê cổng.
  • Nếu thời gian xử lý đơn và shipping không đúng cam kết hoặc dispute quá cao, hợp tác sẽ bị dừng.
  • Hold 2 ngày payout cuối, nếu tiền về quá ít vào ngày cuối, có thể hold thêm.
  1. Trình tự nhả hold khi dừng/tạm dừng
  • Lần 1: Khi tất cả đơn đã Delivered + 30 ngày → Nhả 30%.
  • Lần 2: 15 ngày tiếp theo → Nhả 50% số còn lại.
  • Lần 3: 15 ngày tiếp theo → Nhả số còn lại, nếu phát sinh case mới, hold thêm 15 ngày.
  • Các lần nhả tiếp theo: Nếu phát sinh case mới, tiếp tục hold +15 ngày.

Một Số Lưu Ý:

  1. Payshield đang payout tiền hàng ngày (có thể trễ 1 ngày do sự cố ngoài ý muốn). Seller cần add tracking sớm nhất để tránh tài khoản bị limit bắt submit tracking, invoice.
  2. Sẽ rút/bán $ PayPal hàng ngày, nhưng nếu doanh số dưới 300$/ngày, khi cổng bị limit/die có thể hold các đơn hàng trong 48h.
    • Do mình cần dồn tiền lại để mỗi lần bán PayPal phải đạt ít nhất 300$.
    • Tuy nhiên, mình rút tiền thường xuyên nên có thể sẽ không bị hold đơn hàng nào.
  3. Trường hợp cổng bị 180 days, team sẽ làm việc để gỡ. Trong trường hợp xấu nhất, có thể phải chờ 180 ngày để biết kết quả cuối cùng.
  4. Nếu refund với tỷ lệ <20% của volume/ngày, seller có thể chủ động refund.
  5. Nếu refund nhiều đơn cùng lúc, cần báo với team vận hành để kiểm tra. Khi tỷ lệ refund quá cao, team cổng có quyền dừng hợp tác.
  6. Fulfill qua team sẽ được giải ngân sớm mà không cần chờ tracking.

 

PAYMENT GATEWAY RENTAL POLICY – PAYSHIELD

1. Payout (Payment Processing)

  • Payout cycle: T+3 (If it falls on Saturday or Sunday, it will be postponed to Monday).
  • Orders generated daily will be paid out according to the T+3 cycle.
  • For seller with irregular orders, the payout time may be delayed.
  • The first three payouts require sufficient tracking in in-transit status.
  • Payment method: VND bank transfer.

2. Calculation of Payout Amount

  • Payout Amount = Revenue (Rev) – PayPal Fees – Rental Fees – % Hold
  • The rental fee is calculated based on the amount received through the gateway, with no refunds for disputed or refunded orders.

3. Hold Policy

  • Average Order Value (AOV):
    • Below $200: Hold 10%.
    • Above $200: Hold 15%.
  • The hold amount will be released after 45 days.
  • If the seller receives new orders, the held amount will be released according to the schedule outlined in section 15.
  • This hold is managed by Payshield to cover disputes or refunds (not a PayPal hold). It ensures the remaining payout amount is available after deducting dispute/refunded orders.

4. Auto Refund Policy

  • Automatic refunds will be issued if a buyer opens a case and provides evidence related to:
    • Keywords, images related to a brand (Brand) or trademark (TM), or the buyer provides proof of counterfeit goods.
    • Tracking showing incorrect delivery address, non-delivery, or failure to provide tracking information.

5. Dispute and Cashback Policy

  • At the beginning of each month, revenue from the previous month will be summarized. If the revenue exceeds the threshold, the customer will receive a cashback (cashback rates vary by product category).
  • If the dispute rate exceeds 7%, the rental fee for that month will increase by 1% (regardless of how high the dispute rate is, the maximum increase is 1%).

6. When the Payment Gateway is Limited

  • If a significant balance remains in PayPal and hasn’t been withdrawn, Payshield will provide a list of affected orders. Sellers can decide whether to continue fulfilling orders for customers. Once PayPal releases the held funds, Payshield will withdraw them and process payouts for those orders. Payshield will not advance funds to sellers for payouts.
  • When a limitation occurs, Payshield will immediately notify the seller to devise a handling plan. Orders received after the limitation notice may be held.
  • If the seller wishes to ship orders and request a refund, they must inform Payshield for guidance. Sellers should not issue multiple refunds consecutively without approval, as a high refund rate could lead to the PayPal account being locked (account termination).
  • Sellers must provide supporting documents to request limit removal and expedite tracking updates when requested by PayPal.

7. When the Payment Gateway Fails to Withdraw Funds

  • Occasionally, withdrawal errors may occur. These are typically resolvable, but in some cases, PayPal may impose a limit and request documents such as invoices or tracking.
  • Payshield will notify sellers immediately if an issue arises. However, payouts are not guaranteed for orders where funds cannot be withdrawn.
  • Sellers may choose to fulfill orders immediately or wait until funds are successfully withdrawn before fulfilling. Payshield will work with PayPal to resolve withdrawal issues.
  • Typically, after PayPal support intervenes, the account returns to normal within 24 hours (excluding Saturdays and Sundays).
  • Once funds are withdrawn, Payshield will process payouts for sellers.

8. Switching to a New Gateway

  • If an issue arises with the current gateway, customers may be moved to a new one.
  • Held balances in the old PayPal account will not be transferred to the new PayPal account. Once funds from the old account are withdrawn, PayShield will process the payout.

9. Legal Disputes

  • Funds in PayPal are withdrawn regularly. If a lawsuit occurs, any unwithdrawn balance may be frozen.
  • If the frozen amount is significant and the seller wishes to hire a lawyer to negotiate with the claimant, Payshield will arrange legal support. The seller is responsible for lawyer fees and any compensation paid to the claimant.
  • If the seller abandons the account without pursuing legal action, the case may default to the claimant’s favor, transferring the full remaining balance to the claimant (often a substantial amount). In such cases, unwithdrawn PayPal funds will not be released to the seller.

10. Hold Funds Policy

  • Payshield Hold: Released according to the agreed schedule with the seller. When lawsuits or limits occur, the hold is released normally after deducting refunds and disputes arising during that period.
  • PayPal Hold: Released once the account is no longer limited. Payshield will withdraw funds to the bank and process payouts. If litigation occurs, funds will only be released after negotiations conclude.

11. Policy for PayPal Accounts with Hold

  • If a PayPal account is under a hard hold or percentage-based hold, Payshield does not guarantee those funds.
  • For trademarked (TM) or counterfeit goods with high litigation risk, unwithdrawn balances may be retained indefinitely.

12. Non-Acceptable Cases

  • Non-shipped orders or fraudulent credit card transactions are not accepted.
  • Domains previously involved in lawsuits are not accepted (penalty of $5,000 per domain if detected).
  • SEO stores or free traffic stores must be 100% clean.
  • If a new store generates no orders for 7 consecutive days, the gateway will be disconnected.

13. Requirements for Client Stores

  • A customer support team is required to handle buyer inquiries.
  • You must add all tracking to the order through one of the two plugins below:
    • WooCommerce Orders Tracking
    • Advanced Shipment Tracking for WooCommerce
  • This ensures buyers can track shipments promptly, and tracking is automatically synced to PayPal, reducing the risk of limits due to tracking or invoice requests.

14. Termination of Cooperation or Exhaustion of Available PayPal Accounts

  • Sellers must notify Payshield in advance if they intend to stop renting the gateway.
  • If order processing and shipping times do not meet the initial agreement or if the dispute rate is too high, cooperation will be terminated.
  • Final 2-day payout hold: If the last-day balance is too low, additional holds may be applied to ensure security.

15. Hold Release Process When Stopping/Taking a Break

  • First Release: When all orders are delivered + 30 days → Release 30%.
  • Second Release: 15 days later → Release 50% of the remaining balance.
  • Third Release: 15 days later → Release the remaining funds, but if new cases arise, an additional 15-day hold will apply.
  • Subsequent releases: If new cases arise, a +15-day hold continues to be applied.

Additional Notes

  1. Payshield is paying out money daily (there may be a 1-day delay due to unexpected issues). Sellers need to add tracking as soon as possible to avoid account limitations that require submitting tracking and invoices.
  2. PayPal balances are withdrawn daily, but if revenue is below $300/day, orders may be held for 48 hours during a limit/account termination to consolidate funds (minimum $300 per withdrawal). However, frequent withdrawals typically prevent order holds.
  3. If a gateway is limited for 180 days, Payshield will attempt to resolve it. In the worst case, the outcome may take 180 days to finalize.
  4. If the refund rate is below 20% of daily volume, sellers may issue refunds independently.
  5. For multiple simultaneous refunds, sellers must notify the Operations Team for review. If the refund rate becomes too high, Payshield may terminate cooperation.
  6. Orders fulfilled through Payshield will be disbursed early without requiring tracking confirmation.